Volume d’impression
Pour choisir un photocopieur adapté à vos besoins, il faut connaître le nombre de pages mensuelles moyennes que vous imprimez dans votre établissement. Ceci, vous permet de trouver un copieur capable de gérer le volume sans changer fréquemment de toner, mais également un copieur assez rapide dans le lancement des impressions si vous disposez d’un volume important de pages imprimées par mois. Si vous souscrivez à un contrat de maintenance, le nombre de pages peut être limité par mois. Si vous possédez déjà un copieur, enregistrez le nombre de pages imprimées chaque mois en utilisant le compteur du photocopieur pour estimer votre volume.
Le format de papier
Un copieur standard (A4) ne peut pas gérer des formats de papier plus grands (A3). Déterminez à quelle fréquence vous devez imprimer des pages plus grandes pour savoir si cette fonctionnalité est essentielle pour votre entreprise. Il en est de même pour la couleur, si vous travaillez dans un service qui n’imprime qu’en monochrome alors il n’est pas utile d’investir dans un copieur couleur.
Le nombre de page par minute (ppm)
Le nombre de pages que la machine peut imprimer par minute, abrégé en ppm, est important si vous devez imprimer de grands volumes très rapidement. Les copieurs plus avancés incluent également l’option d’imprimer des deux côtés, d’assembler des pages, de modifier l’échelle d’impression et d’agrafer des pages ensemble.
Autres fonctions
Une imprimante multifonction peut être une solution pour une petite entreprise car la machine gère la copie, l’impression, la numérisation et la télécopie à partir d’une seule unité. Cela permet d’économiser de l’argent par rapport à l’achat de machines individuelles et de gagner de la place au bureau. Si vous avez plusieurs employés qui utilisent le même photocopieur, envisagez la possibilité de le mettre en réseau afin que tous les postes de travail aient accès à la fonction d’impression.
Budget
Le budget que vous devez allouer pour un copieur est l’un des principaux facteurs déterminants. Examinez le coût du toner et le nombre de copies que vous obtiendrez avant de devoir le remplacer. Le coût de l’entretien et des réparations est un autre problème qui affecte le budget. Dans certains cas, la location d’un copieur est plus rentable, en particulier si l’entretien et les réparations sont inclus dans le coût de la location.
