GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
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GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
La Gestion Électronique des Documents optimise la gestion globale de vos documents en automatisant le processus documentaire comme la création, l’utilisation, le partage et l’archivage des documents en entreprise.
On retrouve dans ce processus des actions telles que la capture, le classement, le traitement, la traçabilité, l’archivage, la diffusion ou encore la recherche.
Capture
Au format papier, la capture signifie scanner votre document via un appareil avec la fonction scan. Puis au format électronique, la capture consiste à prendre les informations du document et les intégrer à votre solution de GED.
Classement
Le logiciel de GED insère vos fichiers en texte intégral pour faciliter la recherche. Par conséquent, les documents sont indexés et classés.
Traitement
Une fois que votre logiciel de GED est paramétré, vous choisissez le circuit de vos documents : circuit de validation, alerte, envoi de documents, archivage, relance, etc.
Traçabilité
Le logiciel de GED promet une traçabilité exemplaire où il est possible d’identifier les flux et les versionning de vos documents tout en les associant au système d’information.
Archivage
Lorsque vos documents sont intégrés dans votre logiciel de GED, ils sont automatiquement sauvegardés. Il est conseillé de les horodater afin de prouver qu’il n’y a pas eu de modifications. Cela est indispensable lorsque votre document original a une valeur juridique.
Transmission et partage
Pour transmettre votre document, il suffit de l’envoyer par email ou le mettre dans votre portail en ligne et y insérer un lien. Si vous souhaitez envoyer certains documents au format papier vous pouvez automatiser l’envoi par le biais d’un centre éditique.
Recherche
Le point le plus important dans votre solution de GED est la fonction recherche « plein texte ». Vous allez obtenir le document souhaité en un temps record.
Pourquoi passer à la gestion électronique des documents ?
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Est-ce qu’une solution de GED vous aide dans votre mise en conformité RGPD ?
Oui, avec l’automatisation des processus.
De plus, les données sont hébergées dans des datacenters en France qui obéissent au RGPD.
