L’objectif d’une solution GED ou Gestion Électronique de Documents est de simplifier l’ensemble des flux documentaires d’une organisation. Elle permet notamment un gain de temps et de productivité. En effet, un salarié perd environ 7h30 par semaine à chercher des documents, et 25% des entreprises ne sont pas capables de produire rapidement les pièces justificatives demandées en cas d’audit comptable ou financier.
Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre l’objectif de la GED.
Mettre en place une solution de GED simplifie la gestion des documents car elle automatise le traitement de chaque fichier, et ce sur plusieurs étapes de son cycle de vie : création, classement, stockage des documents et partage de données.
Quels sont les avantages de la GED ?
* Centralise tous les documents dans un fond documentaire unique
* Indexe et classe dynamiquement tous les fichiers
* Protège certains fichiers des consultations non autorisées
* Simplifie la recherche de documents donc limite le temps perdu
* Facilite les échanges et le travail collaboratif entre salariés
* Augmente la productivité des équipes
Qu’est-il possible de faire avec un système de GED ?
* Dématérialisation des factures clients : La dématérialisation des factures permet de les éditer plus rapidement, de les transmettre immédiatement aux clients, et donc d’être payé plus rapidement. Réduisez les coûts et les délais de paiement, tout en respectant le cadre juridique normalisant les factures.
* Dématérialisation des factures fournisseurs : Ajouter les factures (électroniques ou numérisées) reçues à une base de données, organiser le versement de celles-ci vers un logiciel comptable et limiter le stockage des factures sous format papier : c’est possible !
* Automatisation des notes de frais : La centralisation des notes de frais simplifie la gestion de celles-ci : les justificatifs sont photographiés et transmis en un clic par le salarié au service comptable, qui contrôle puis effectue le remboursement. L’outil peut même se charger de générer les écritures comptables!
* Archivage sécurisé : Documents numériques ou numérisés, l’archivage se simplifie avec un logiciel de GED. Il suffit d’organiser vos documents, ce qui va permettre de retrouver facilement les fichiers tout en sécurisant ceux-ci.